Langkah-langkah berikut ini adalah hal yang perlu dilakukan oleh Manajemen Perusahaan apabila ingin mengimplementasikan dan memperoleh Sertifikat ISO 9001:2015 ataupun Sertifikat ISO 14001:2015, ataupun Sertifikat ISO 45001:2018 atau sertifikat ISO lainnya.
1. Bentuk Tim ISO yang mengawal proses membangun Sistem Manajemen
Langkah ini dilakukan di awal ini pada saat menajemen sudah menetapkan untuk menerapkan salah satu sistem manajemen. Tapi tentuk dengan mempertimbangkan kompetensi, komitmen dan integritas dari staf/ karyawan yang ditunjuk. Dapat dipilih untuk mewakili departemen atau divisi atau bagian. Juga pilihlah satu orang yang menjadi Koordinator Manajemen dan satu orang yang bertanggungjawab untuk pengendalian dokumen dan rekaman, walaupun istilah itu sudah tidak digunakan tapi bermanfaat dalam mengelola sistem manajemen tersebut.
2. Terbitkan surat tugas atau surat penunjukan ataupun surat keputusan untuk tim tersebut.
Surat tugas atau surat penunjukan ataupun surat keputusan tersebut menerangkan bahwa staf/ karyawan yang ditunjuk sudah mendapatkan tugas dan wewenang sebagai wakil manajemen dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen tersebut. Demikian juga untuk staf/ karyawan yang lain yang tergabung dalam tim tersebut, sebagai dasar personil tersebut melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya, meskipun terkadang mereka sudah memiliki tugas pokok yang lain.
3. Kajian Awal atau Gap Analysis
Kajian Awal atau Gap analysis adalah tahap awal yang mesti dilakukan apabila sebuah perusahaan atau instansi ingin menerapkan dan mendapatkan Sertifikasi ISO 9001:2015 atau Sistem Manajemen lainnya. Jika Tim ISO tersebut tidak mampu, maka manajemen dapat meminta bantuan Konsultan yang berpengalaman untuk memberikan arahan dan pendampingan.
3. Pelatihan Pengenalan ISO
Perlu dilakukan pelatihan awal terhadap staf/ karyawan perusahan atau instansi agar mendapat pemahaman terkait persyaratan Sistem Manajemen atau ISO tersebut. Persyaratan ditelaah satu persatu serta dijelaskan tahapan penerapannya atau bagaimana cara untuk menerapkan pada masing- masing perusahaan/ instansi. Jika dilakukan oleh pihak Konsultan, maka semua perserta pelatihan akan mendapatkan sertifikat pelatihan. Ini bisa dijadikan salah satu bukti kompetensi.
4. Pembuatan SOP/ IK dan Dokumen lainnya
Ada beberapa jenis dokumen yang terdapat pada sistem manajemen berbasis ISO. Gunanya sebagai sarana penerapan sandar serta untuk bukti telah memenuhi persyaratan yang dimiliki oleh Sistem Manajemen Mutu – ISO 9001:2015 tersebut. Jika saat ini perusahaan atau instansi sudah memiliki dokumen-dokumen operasional seperti SOP, Instruksi kerja dan formulir-formulir dalam menjalankan proses kerjanya, maka Tim ISO hanya perlu menambahkan kekurangan yang belum ada, sesuai permintaan persyaratan.
5. Penerapan Sistem Manajemen
Setelah terpenuhinya semua dokumen-dokumen yang menjadi persyaratan, maka perlu dilakukan uji coba penerapan sistem manajemen tersebut, minimal selama 3 bulan, agar dapat dipastikan kesesuaian dan tepat sasaran dari semua dokumen yang telah dibuat. Dalam proses penerapan tersebut, bisa jadi ada dokumen yang perlu dirubah alias diupdate karena belum mencerminkan kesesuaian penerapan. Atau bisa juga cara kerja yang perlu dirubah, untuk menyesuaikan dengan dokumen yang telah sesuai dengan persyaratan sistem manajemen tersebut.
6. Audit Internal
Di dalam persyaratan semua sistem manajemen, mengharuskan adanya Audit Internal. Tujuannya adalah untuk memastikan kesesuaian penerapan yang telah dilakukan dengan persyaratan. Proses evaluasi secara internal tersebut adalah Audit Internal. Personil yang melakukan Audit adalah Tim Internal Auditor di dalam perusahaan atau instansi itu sendiri.
7. Kaji Ulang Manajemen
Proses kaji ulang atau tinjauan manajemen adalah sebuah rapat biasa yang membahas progres dari penerapan sistem manajemen. Namun dalam rapat tersebut ada point- point yang harus dibahas. Persyaratan meminta paling tidak dalam setahun pernah ada sekali tinjauan manajemen. Namun saya menyarankan, rapat ini bisa dilakukan lebih rutin, misalnya 3x setahun atau setiap 3 bulan. Tujuannya agar kondisi penerapan sistem manajemen bisa tetap termonitor secara cepat oleh manajemen terutama jika ada kendala operasional yang memerlukan keputusan top manajemen.
8. Audit Badan Sertifikasi
Tahapan yang menentukan apakah perusahaan atau instansi layak diakui dan telah memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu atau sistem manajemen lainnya. Audit Eksternal oleh Badan Sertifikasi merupakan Audit Badan Sertifikasi merupakan pengakuan pihak eksternal bahwa organisasai atau perusahaan tersebut telah memenuhi persyaratan. Badan Sertifikasi akan menerbitkan sertifikat jika hasil audit menunjukkan pemenuhan persyaratan yang baik.
About the author