Informasi Terdokumentasi pada ISO 37001:2016

Masing- masing konsultan mempunyai cara mendokumentasikan sistem manajemen antisuap (ABMS) agar memenuhi persyaratan ISO 37001:2016. Informasti terdokumentasi yang menjadi salah satu peryaratan di ISO 37001:2016 dapat dijelaskan pada paparan berikut ini.

Informasi terdokumentasi minimum yang disyaratkan oleh standar ISO 37001?

Badan Sertifikasi yang nanti akan melakukan audit terhadap SMAP, melihat bukti kesesuaian yang telah diterapkan oleh perusahaan atau organisasi yang ingin mendapatkan sertifikat ISO 37001:2016. Nah, perusahaan perlu mempertimbangkan, menyimpan dan menerapkan informasi terdokumentasi minimum sebagai berikut.

1.Informasi terdokumentasi yang wajib ada:

• Ruang Lingkup Sistem Manajemen Anti Suap (Klausul 4.3)
• Kebijakan Anti Penyuapan (Klausul 5.2)
• Sasaran Anti Penyuapan & Perencanaan Untuk Pencapaiannya (Klausul 6.2);
• Prosedur Proses Ketenagakerjaan Untuk Semua Personel (Klausul 7.2.21)
• Prosedur Proses Ketenagakerjaan Untuk Personel Yang Memiliki Risiko Penyuapan (Klausul 7.2.2.2)
• Kesadaran Dan Pelatihan (Klausul 7.3)
• Prosedur Hadiah, Keramahtamahan, Donasi & Keuntungan Sejenis (Klausul 8.7)
• Prosedur Peningkatan Kepedulian – Pelaporan, Kerahasiaan, Pelarangan Pembalasan & Perlindungan (Klausul 8.9)
• Prosedur Investigasi & Penyelesaian Penyuapan (Klausul 8.10)

2.Informasi terdokumentasi berupa rekaman, arsip, catatan atau record yang wajib tersedia ;

• Identifikasi, Review Dan Penilaian Risiko Suap (Klausul 4.5)
• Pengendalian Pencapaian Sasaran (Klausul 6.2)
• Bukti Kompetensi Yang Berhubungan Dengan SMAP (Klausul 7.2.1)
• Bukti Penerimaan Salinan & Akses Terhadap Kebijakan & Pelatihan SMAP (Klausul 7.2.2.1)
• Bukti Pelaksanaan Training; Kapan;Materi;Peserta (Klausul 7.3)
• Bukti Pelaksanaan Uji Kelayakan Proyek, Rekan Bisnis & Personal (Klausul 8.2)
• Komitmen Anti Penyuapan Dari Rekan Bisnis (Klausul 8.6)
• Persetujuan Atas Hadiah Dan Keramahtamahan Di Atas Nilai Atau Frekuensi Yang Ditentukan (Klausul 8.7)
• Metode Dan Hasil Untuk Pemantauan, Pengukuran, Analisis Dan Evaluasi (Klausul 9.1)
• Bukti Pelaksanaan Audit Internal (Klausul 9.2)
• Bukti Tinjauan Fungsi Kepatuhan (Klausul 9.4)
• Hasil Tinjauan Manajemen Puncak (Klausul 9.3.1)
• Hasil Tinjauan Dewan Pengarah – Jika Ada (Klausul 9.3.2)
• Bukti Pengendalian Ketidaksesuaian Dan Tindakan Korektif (Klausul 10.1)

3. Beberapa informasi terdokumentasi yang dibutuhkan:

• Daftar Konteks Organisasi (Klausul 4.1)
• Daftar Kebutuhan & Harapan Pemangku Kepentingan (Klausul 4.2)
• Daftar Regulasi Yang Berhubungan Dengan Penyuapan (Klausul 4.2)
• Prosedur Penilaian Risiko Penyuapan (Klausul 4.5)
• Bukti Komunikasi Mengenai Kebijakan SMAP (Klausul 5.2)
• Bukti Penunjukan, Tugas & Tanggungjawab Dari Fungsi Kepatuhan (Klausul 5.3)
• Daftar Induk Prosedur & Catatan (Klausul 7.5.3)
• Prosedur Pengontrolan Keuangan (Klausul 8.3)
• Prosedur Pengontrolan Non Keuangan (Klausul 8.4)
• Prosedur Internal Audit (Klausul 9.2)
• Prosedur Tinjauan Manajemen (Klausul 9.3)
• Prosedur Ketidaksesuaian & Tindakan Perbaikan (Klausul 10.1)
• Prosedur Tindakan Perbaikan Berkelanjutan (Klausul 10.2)

Penerapan Sistem Manajemen Anti Suap ISO 37001:2016 tentunya bukan hanya soal dokumentasi tapi yang lebih penting lagi adalah penerapannya. Namun tanpa informasi terdokumentasi yang cukup maka penilaian terhadap pemenuhan persyaratan akan gagal.

Semoga bermanfaat.